Pengelolaan Dokumen
Pengertian Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran adalah serangkaian kegiatan rutin di dalam suatu organisasi yang berkaitan dengan pengelolaan data dan juga informasi demi mencapai tujuan organisasi secara sistematik.
Secara etimologi, administrasi diambil dari bahasa latin, Ad memiliki arti intensif dan ministrare yang memiliki arti melayani, membantu, ataupun memenuhi.
Dalam arti yang lebih sempit, administrasi perkantoran adalah seluruh kegiatan teknis dan memiliki peran penting dalam kegiatan operatif, memberikan laporan pada pihak direksi, dan menciptakan organisasi perusahaan yang lebih baik.
Sedangkan dalam arti yang lebih luas, administrasi perkantoran adalah kegiatan mengorganisir, merencanakan, menyelenggarakan, mengarahkan, dan mengawasi beragam pekerjaan yang berkaitan dengan ruang lingkup di kantor dan juga tata usaha yang tertib.
Baca juga: Mengenal 5 Fungsi Administrasi dan Manfaatnya
Bersifat Pelayanan
Ruang lingkup administrasi lebih bersifat pelayanan karena dapat membantu tugas-tugas lain, sehingga pekerjaan dapat dilaksanakan dengan efisien.
Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang lain agar bisa bekerja lebih efektif.
Pelayanan mengacu pada pengelolaan administrasi yang dilakukan untuk pelaksanaan pekerjaan pelaksana guna mencapai tujuan perusahaan.
Seperti yang telah disebutkan di atas, pekerjaan kantoran ini dirancang untuk memberikan layanan kepada mereka yang melaksanakan pekerjaan (tugas utama kantor) guna mencapai tujuan organisasi.
PENGERTIAN PENJUALAN DAN DISTRIBUSI SECARA UMUM
Di sini akan saya uraikan sedikit tentang perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi (penjualan dan distribusi), secara umum saja.
Tujuannya, agar bagian administrasi penjualan memiliki gambaran, seperti apa team penjualan yang mereka support tersebut.
Secara umum pengertian penjualan, selling atau sales adalah aktivitas pertukaran produk berupa barang atau jasa kepada pihak lain dengan menggunakan alat pembayaran yang sah dan disepakati kedua belah pihak.
Atau dalam bahasa yang umum penjualan adalah aktivitas jual beli dengan menggunakan alat pembayaran yang sah dan diakui kedua belah pihak.
Sedangkan pengertian distribusi adalah aktivitas untuk menyampaikan produk dari produsen ke konsumen dengan cara mengirimkan produk tersebut ke tempat yang tepat pada waktu yang tepat.
Penjualan dan distribusi adalah dua aktivitas yang berbeda sama sekali, satu aktivitas memindahkan barang / menukar barang dengan alat pembayaran yang sah.
Yang satunya lagi memindahkan barang dari satu lokasi ke lokasi yang lain yang sesuai atau ke lokasi yang tepat, dan tidak ada proses penukaran barang dengan alat pembayaran.
Namun dalam bisnis distribusi, keduanya merupakan dua bagian yang tidak terpisahkan, menjual dan mendistribusikan / mengirim barang atau jasa.
Perusahaan distributor, akan selalu bersentuhan dengan aktivitas penjualan dan distribusi, sehinga aktivitas tersebut harus dibantu atau di-support oleh bagian lain, diantaranya adalah bagian administrasi (admin penjualan atau admin distribusi).
Perusahaan distributor, ada yang skala usahanya kecil – menengah dengan wilayah penjualan dan distribusi satu dua kota saja atau sebagaian dari wilayah propinsi.
Tapi ada juga yang memiliki skala sangat besar dengan wilayah penjualan dan distribusi mencakup beberapa wilayah propinsi atau seluruh propinsi (nasional), bahkan sampai lintas negara.
Untuk distributor kecil dan menengah, biasanya memiliki struktur organisasi yang sederhana saja, dan memiliki team penjualan yang tidak terlalu banyak dan tidak terlalu beragam.
Biasanya hanya terdiri dari team penjualan atau salesman taking order dan salesman kanvas, yang dikomandoi oleh satu atau lebih supervisor / manajer.
Sales taking order untuk menangani outlet yang sudah menjadi langganan tetap dan memiliki rata-rata pengambilan / penjualan cukup besar, seperti grosir, atau ritel yang besar.
Sales taking order (TO) juga biasanya juga menangani outlet modern (madern trade) seperti minimarket, supermarket, atau outlet khusu (special outlet type).
Sales kanvas (canvasser), adalah sales yang berjualan dengan langsung membawa barang, sehingga barang bisa langsung diberikan / diturunkan saat itu juga.
Sales kanvas ini hanya melayani pembelian dalam jumlah yang relatif lebih kecil dibandingkan sales TO, atau outlet-outlet kecil yang sering kali tidak bisa dijangkau oleh sales TO.
Armada yang digunakan sales kanvas ini bermacam-macam, mulai dari truck box kecil sampai yang besar.
Tapi ada juga yang menggunakan sepeda motor tiga roda(triseda) dengan box kecil dibelakangnya, model ini cukup banyak dipakai karena sangat lincah, bisa masuk ke jalan-jalan yang lebih kecil.
Ada juga kanvas yang menggunakan sepeda motor, dengan box kecil dibelakangnya, biasanya produk yang dibawa berukuran kecil, seperti obat-obatan, atau area yang dilayani tidak terlalu jauh.
Untuk perusahan distributor yang besar, formasi sales team akan sangat kompleks, strukturnya juga cukup komples dan berjenjang, yang disesuaikan dengan wilayah yang layani.
Biasanya distributor besar akan memiliki kantor pusat, kantor cabang, gudang utama, gudang kecil (cabang) dan gudang pembantu untuk anak cabang.
Sehingga secara wlayah akan terbagi menjadi wilayah nasional, regional, sub-regional / cabang, distrik dan sub-distrik.
Masing wilayah akan dipengang oleh NSM – National Sales Manager, RSM / RM – Regional Sales Manager / Regional Manager, ASM – Area Sales Manager / BM – Branch Manager, DM – District Manager dan SS / ASS – Sales Supervisor / Area Sales Supervisor.
Apakah setiap distributor besar selalu memilki pembagian wilayah seperti itu?,
Tidak selalu, beberapa akan menggunakan pembagian Nasional, Area, Distrik / Sub-distrik, dengan pemegang wilayah NSM, ASM / SM dan ASS / SS.
Atau dengan pembagian Nasional, Regional dan Distrik / Cabang, dengan pemegang wilayah NSM / GM, RSM / RM, BM / DM.
Dan masih ada pembagian yang lain yang disesukan dengan kebutuhan dan tujuan dari distributor tersebut.
Mengenai sales team, biasanya juga sangat bervariasi, mulai dari sales kanvas (canvasser), sales taking order (TO), sales account / account sales / sales executive (Acc-Sls, SE), task force/ team motor (TM/TF), dan lain-lain.
Kemudian masing-masing juga masih dibagi lagi yang disesuaikan dengan type atau jenis outlet yang akan dilayani, seperti TO untuk Key-Wholesaler, TO untuk key- Retailer, TO untuk special outlet, Sales Account untuk MT- Chainstore, MT – Lokal, dan lain-lain.
Tentu masing – masing memiliki karakteristik dancara kerja yang sedikit berbeda, terutama yang melayani key-account modern trade atau HCO.
Manajemen Inventaris
Apa yang Sales Admin (Administrasi Penjualan) kerjakan?
Posisi Sales Admin adalah peluang menarik bagi individu yang termotivasi dan berorientasi pada layanan pelanggan untuk bergabung dengan organisasi yang dinamis dan berkembang pesat. Sales Admin akan bertanggung jawab untuk memberikan dukungan administrasi dan layanan pelanggan kepada tim penjualan. Kandidat yang ideal ialah mereka yang sangat terorganisir, mahir dalam perangkat lunak penjualan serta sistem manajemen pelanggan, dan memiliki keterampilan komunikasi dan pemecahan masalah yang sangat baik. Kandidat yang berhasil akan berfokus pada kepuasan pelanggan dan akan membantu organisasi memenuhi dan melampaui target penjualannya.
Sarana atau Fasilitas Kerja Perkantoran
Beberapa sarana ataupun fasilitas yang tergolong dalam ruang lingkup admin kantor adalah gedung, lokasi kantor, interior, peralatan, dan berbagai mesin kantor.
Baca juga: Struktur Organisasi Perusahaan Manufaktur dan Contohnya
Terbuka dan Ekspansif
Ruang lingkup administrasi lebih terbuka dan ekspansif, artinya pekerjaan kantor bisa dilakukan dimanapun dalam organisasi, tidak hanya di kantor atau gedung saja, tapi bisa juga dilakukan di luar kantor atau di luar gedung.
Tugas seorang administrasi rumah sakit
Adapun tugas seorang administrasi rumah sakit ini memang cukup penting dan komplek. Dimana didalamnya memberikan pengaruh besar terhadap layanan yang diberikan pada masyarakat secara langsung. Selain itu tugas dan tanggung jawabnya juga tidak dapat dianggap sepele. Pemberian sistem administrasi yang rumit, pastinya membuat masyarakat jadi kecewa.
Adapun tugas seorang administrasi rumah sakit sendiri antara lain :
Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli
Agar bisa lebih memahami tentang administrasi perkantoran, mari kita simak pendapat para ahli di bawah ini:
George Terry menjelaskan bahwa admin kantor adalah pengendalian, perencanaan, dan pengorganisasian pekerjaan dalam suatu kantor dan menjadi penggerak pada mereka yang menjalankannya agar tujuan yang sudah ditetapkan bisa tercapai dengan baik.
